Köderprotokoll richtig führen — Pflicht-Felder nach TRGS 540

Das Köderprotokoll ist das Kerndokument der Schädlingsbekämpfung. Die TRGS 540 verlangt seit 21.11.2025 explizit, welche Felder pro Eintrag vorliegen müssen. Wer hier Lücken hat, riskiert beim nächsten IFS-Audit eine Hauptabweichung.

Pflicht-Felder im Detail

Pro Köderstation und pro Kontrollgang muss erfasst sein:

• Datum + Uhrzeit der Kontrolle
• Köderstations-Nummer (eindeutig pro Objekt)
• Köderzustand: unverändert / angenagt / vollständig aufgefressen / verschimmelt / fehlt
• Wirkstoff (mit PT-Nummer und Bezug zu REACH Anhang XVII)
• Aufwandmenge in Gramm (bzw. bei Insektiziden in Milliliter)
• Wetter (außen): trocken / Regen / Schnee / Frost
• Maßnahme: keine / Köder erneuert / Köder gewechselt / Köderstation umgesetzt / Befall-Hotspot eskaliert
• Unterschrift / Anwender-Kennung

Die Sechs-Jahres-Aufbewahrungs-Frist gilt für jedes einzelne Köderprotokoll.

Aufwandmenge und Wetter — was die Norm wirklich verlangt

Das Aufwandmengen-Feld ist nicht optional. TRGS 540 koppelt die zulässige Höchstmenge an die Resistance-Management-Maßnahmen-Vorgabe (RMM) jedes Wirkstoffs. Wer zu viel ausbringt, riskiert eine Aufsichts-Beanstandung.

Das Wetter-Feld ist relevant, weil bei Regen ausgebrachte Köder schneller verwaschen werden und ein anderer Kontrollrhythmus angemessen ist.

Aufbewahrung und Retention

Die TRGS 540 verlangt eine sechs-jährige Aufbewahrung der Köderprotokolle (Anhang I Nr. 4.4 GefStoffV). Bei IFS-Food-Kunden empfiehlt sich aus Pragmatik eine Aufbewahrung über die gesamte Vertragsdauer plus drei Jahre.

Excel-Vorlage vs. App — Vor- und Nachteile

Excel-Vorlage

• ✓ Schnell aufgesetzt
• ✗ Keine § TRGS 540 hinter jedem Feld
• ✗ Kein Norm-Update-Mechanismus
• ✗ Trend-Report manuell — 3-5 Stunden vor jedem Audit
• ✗ Keine Sechs-Jahres-Sachkunde-Erinnerung
• ✗ Kein Lageplan-Modul

App (SchädlingsDoku)

• ✓ § TRGS 540 hinter jedem Eintrag
• ✓ Automatisches Update bei TRGS-Fassungs-Wechsel
• ✓ One-Click-Trend-Report nach IFS Food 8 Kap. 4.13.7
• ✓ Sechs-Jahres-Sachkunde-Tracker
• ✓ Lageplan-Modul mit nummerierten Stationen

Mit SchädlingsDoku ein Klick statt 30 Minuten

Sie öffnen die Objekt-Akte, scannen die Köderstations-Nummer (per QR-Code), wählen aus der Wirkstoff-Datenbank, geben die Aufwandmenge ein, wählen Wetter aus der Dropdown — fertig. Der Eintrag bekommt automatisch den korrekten § TRGS-540-Verweis, geht in die Trend-Daten ein und wird sechs Jahre revisionssicher aufbewahrt.